Scanning-Outsourcing für die Swica

05.12.2003, Vor rund zwei Monaten erfolgte der Roll-out des neuen Datenverarbeitungssystems von SWICA, in dessen Zentrum die digitale Verarbeitung des Posteingangs-Belegguts steht.

Als viertgrösste Kranken- und Unfallversicherung der Schweiz mit 8 Regionaldirektionen, 35 Agenturen und 735 000 Versicherten erhält die SWICA täglich per Post rund 40 000 Dokumente. Davon sind 25 000 Leistungsabrechnungen und -belege. Spitäler, Ärzte, weitere Leistungserbringer sowie die Patienten senden ihre Belege an die regionalen SWICA-Agenturen. Dort erfolgt eine grobe Triage nach Leistungskorrespondenz und allgemeiner Korrespondenz. Die Leistungskorrespondenz wird zu einem Paket verschnürt und mit einem Lieferschein auf Barcode-Basis versehen. Über die SWICA-Logistik erreichen diese dezentral eingegangenen Belege das zentrale Scanning Center von Cominformatic in Urdorf. Parallel zur physischen Anlieferung wird dem Dokumentenmanagement-Spezialisten ein elektronischer Lieferschein für jedes Paket übermittelt. Damit wird die Sendung bei Erhalt auf ihre Vollständigkeit geprüft.

Qualitätssicherung Als Outsourcing-Partner übernimmt Cominformatic die Arbeitsvorbereitung (AVOR) für den Scanning- Prozess. Die Belege müssen manuell von Klammern befreit werden. Kleinste Zettel werden auf ein grösseres Blatt geklebt. Damit die einzelnen Sendungen als solche erkennbar sind, werden den Briefumschlägen Trenn-Barcodes aufgeklebt. Diese Arbeiten tragen wesentlich zur Qualitätssicherung bei. Es muss zwingend sichergestellt sein, dass die Daten dem richtigen Versicherten zugeordnet werden und Rückerstattungen nur an die berechtigten Personen erfolgen. «Unsere Arbeitsvorbereitung betrifft rein technische Aspekte, damit das Papier vom Scanner bearbeitet werden kann», erklärt Armin Süsstrunk, Manager Production Services, Cominformatic. «Die fachliche Bearbeitung und Beurteilung erfolgen später, wenn die Dokumente digital aufbereitet sind, durch SWICA.» Gescannt wird mit einer fünf Meter langen Maschine des Typs ImageTracII von IBML, die in der Lage ist, das heterogene Beleggut einzulesen. Die Dokumente werden beidseitig abgelichtet, ein Barcode- Lesegerät identifiziert den Anfang und das Ende des jeweiligen Briefinhaltes. Die einzelnen Dokumente werden im gleichen Prozess schwarz-weiss und farbig gescannt. Die schlankeren Schwarzweiss-Bilder im TIFF-Format werden über eine Schnittstelle an das Krankenkassen- Abrechnungssystem Centris weitergeleitet. Hier werden die Belege durch ein Optical-Character- Recognition(OCR)-System gelesen und den SWICA-Mitarbeitern zur Erledigung bereitgestellt. Wie Cominformatic bietet auch Centris ihre Dienstleistungen im ASP-Modell an.

Schwarzweiss und farbig Die gegen zehn Mal umfangreicheren farbigen Images im JPEG-Format werden in einer Datenbank bei Cominformatic abgelegt. Sie werden dann beigezogen, wenn ein Schwarzweiss-Bild schlecht oder nicht leserliche Stellen aufweist und eine genauere Überprüfung notwendig wird. «Grundsätzlich kann die OCR-Engine schwarzweisse Zeichen besser lesen als farbige», weiss Armin Süsstrunk. «Doch es gibt Farbtöne, die sich in Schwarzweiss nicht besonders gut wiedergeben lassen.» Ziel der Lösung ist, die Dokumente «tagfertig» zu verarbeiten. «Was am Morgen bei Swica hereinkommt, ist am Folgetag für den Zugriff der Sachbearbeiter von SWICA bereit», definiert René Hürlimann, Business Unit Manager Banking & Insurance bei Cominformatic, die Leistungsvorgabe. Durch die Outsourcing-Lösung entfällt die vertiefte Arbeitsvorbereitung bei der Krankenkasse. René Hürlimann: «Die Informationen erreichen den Sachbearbeiter erst, wenn die Erkennung grösstenteils abgeschlossen ist.»

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Über SWICA Gesundheitsorganisation:

SWICA ist eine der führenden Kranken- und Unfallversicherungen der Schweiz mit rund 1,3 Millionen Versicherten und 26'750 Unternehmenskunden.

SWICA bietet ihren Kunden dauerhaft finanzielle Sicherheit und eine optimale medizinische Versorgung bei Krankheit, Unfall und Mutterschaft.

SWICA ist die einzige Gesundheitsorganisation mit einer integralen Dienstleistungskette bei allen Fragen zur Gesundheit – von der medizinischen Versorgung über die kompetente Begleitung erkrankter oder verunfallter Menschen bis hin zur Gesundheitsförderung in Betrieben.

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